Elektronski formulari

Mnoge firme polako ali sigurno prelaze na elektronsko poslovanje. Svi dokumenti se prebacuju u elektronsku formu i teži se tome da se kompletna komunikacija s klijentima obavlja elektronskim putem. Međutim, veoma često takav koncept nije mogućan iz prostog razloga što se sa različitih strana u firmu često slivaju dokumenti koji su prosleđeni na papiru. Da bi se izbegao disbalans između papirne i elektronske dokumentacije, potrebno je da sva dokumentacija bude u istoj formi. Varijante su sledeće: ili sve elektronske dokumente prebaciti u papirni oblik ili sve papirne u elektronski. Koja je varijanta bolja, mislimo da ne treba naglašavati. Ipak, ponekad postoje i dokumenta koja se moraju proslediti u papirnoj formi, a koja nisu predviđena u softveru koji firma koristi. Zamislite samo situaciju kada treba popuniti stotinak različitih adresa i imena u nekim formularima koji nisu pripremljeni u programu. Adrese i imena klijenata postoje u bazi i to nije problem. Linija manjeg otpora bila bi da se neko zaposli da ručno upisuje te informacije u date formulare. Drugo, bolje rešenje je Formulator.

Ovaj program je napravljen baš za takve poslove – pripremu i popunjavanje elektronskih formulara. Rad u programu se sastoji od dve faze. Prva faza se odnosi na dizajniranje formulara. Pod tim podrazumevamo izradu digitalne kopije originalnog formulara koji je skeniran i unet u računar. Nakon samog čina skeniranja dokumenta, treba proći kroz sve njegove stavke i izvršiti obeležavanja polja u koja treba da se unesu neki podaci. Svakom polju treba dati ime, odrediti koja vrsta podataka će biti uneta itd. Na primer, za ime i adresu treba definisati da će unos biti tekstualnog tipa, za broj računa brojčani tip itd. Kada se definišu sva polja, dokument se snima u specijalnom formatu i spreman je za upotrebu.

Kada kasnije taj dokument zatreba, više ga nije potrebno skenirati jer on već postoji u bazi dokumenata. Dovoljno je pozvati ga iz liste snimljenih dokumenata i u predviđena polja uneti tražene podatke. Unos podataka je mogućan na dva načina. Ako treba iskoristiti jedan ili tek nekoliko formulara, podaci se mogu uneti ručno. Međutim, ako kao u ranije pomenutom primeru treba uneti stotinak ili više adresa i imena, u pomoć mogu da priteknu informacije iz baza podataka. Formulator podržava baze podataka formata dBase, Excel, FoxPro i MS Access, a sve što korisnik programa treba da zna jeste u kojoj bazi čuva podatke i koja je šifra za pristup bazi. Čak i u prvom slučaju, kada se podaci unose ručno, oni se direktno iz Formulatora mogu upisati u bazu podataka kako bi kasnije mogli da se pozivaju iz nje.

Nakon popunjavanja formulara sledi njihovo štampanje. Formulator i ovde nudi nekoliko različitih opcija. Ukoliko posedujete originalne formulare, možete ih ubaciti u štampač i navesti programu da štampa samo informacije koje su naknadno unete. A ako prazan formular nemate pored sebe, pored tekstualnih informacija može da se štampa i skenirani originalni dokument.

Sledeća korisna primena ovog programa jeste to što dozvoljava da se formulari kreiraju „od nule”. Recimo da se u toku poslovnog procesa primetila potreba za nekom novom vrstom formulara. Kupovina takvog formulara nije moguća jer je potpuno specifičan i niko ga do sada nije koristio. Umesto da se kontaktira štamparija i prave papirni formulari, dovoljno ih je dizajnirati uz pomoć Formulatora i pozivati onda kada zatrebaju (u ovom slučaju bi se prilikom štampanja odabrala štampa i formulara i teksta kojim je popunjen).

Ako se generisani šabloni formulara postave recimo na server ili na bilo koje drugo mesto na mreži koje je dostupno svim korisnicima Formulatora u firmi, dobiće se jedan zaokružen sistem koji će radnicima znatno ubrzati posao, a pri tom će se i troškovi poslovanja smanjiti. Zato i cena ovog programa, iako u prvi mah izgleda visoka (jer je treba platiti po instaliranoj kopiji programa), vrlo brzo može da bude isplaćena i da njegovo korišćenje počne da donosi profit.

Branislav BUBANJA