Softver za planiranje i vođenje projekata na srpskom jeziku

Na gantogramu mogu se grafički videti spisak međusobno zavisnih zadataka na vremenskoj skali i ključne tačke

I dok naši zvaničnici obećavaju razne povlastice i zakone koji bi izvoz softvera zakonski pojasnili i podstakli, to je još klizav teren za sve one koji hoće da se ovom delatnošću bave u skladu sa zakonom. Domaća softverska rešenja su sve bogatija, a mi predstavljamo program za upravljanje projektima. Radi se o web aplikaciji, što znači da joj možete pristupiti sa svakog uređaja koji ima pristup internetu, i to u zavisnosti od vaše uloge na projektu i nivoa odobrenog pristupa. Program je namenjen srednjim i većim preduzećima. Prednost domaćeg programa je u tome što je lako doći do dogovora sa autorima, koji mogu cenu i mogućnosti programa da prilagode potrebama svake firme ukoliko je to potrebno. Test faza je praktično završena i na pragu je korišćenja kod više zainteresovanih stranaka, a koristi se i kao donacija u Zadužbini manastira Hilandar.

Ivan Gutović, koji stoji iza projekta, objasnio nam je da je ideju za program našao u svom poslovnom iskustvu u radu na raznim projektima, kao i web programiranju, kojim je počeo da se bavi još pri prvim naznakama njegovog pojavljivanja na našim prostorima. Aplikacija je rađena u PHP-u i povezana je sa SQL ili MySQL bazom podataka, ako se izaberu sigurni serveri koje nudi kompanija, ili nekom drugom bazom na vašim serverima. U toku razvoja na projektu su učestvovali i jedan statističar, programer, te kolege iz poslovnih sfera, koji su umeli da daju dragocene savete u vezi funkcionalnosti programa. Aplikacija je razvijana oko deset meseci i takmiči se sa alatima kao što su Microsoft Project i Oracle Primavera, kojima pokušava da parira mogućnostima, ali, osim izbora srpskog jezika, igra i na kartu jednostavnosti korišćenja. Upoznavanje sa programom može da se odvija samostalno, ali autori pružaju uslugu podučavanja korisnika. Aplikacija je razvijana prema smernicama i standardu Međunarodnog instituta za upravljanje projektima, tako da su brojni koraci u njemu plod proverenih istraživanja i standarda.

Grafik planiranih i ostvarenih troškova

Pristupnom šifrom logujete se na svoj profil i pravite novi projekat. On se deli u nekoliko faza, koje ne moraju biti prisutne u svakom projektu (planiranje, analiza, realizacija...). Bitno je isplanirati ključne tačke projekta koje nemaju konkretnu vremensku dimenziju, već su vezane za kraj neke aktivnosti i predstavljaju marker na osnovu kojeg se identifikuju neke sledeće aktivnosti. Nakon toga sledi definisanje zadatka, šta on obuhvata, kojoj fazi pripada, datum početka rada na njemu, odnosi sa drugim zadacima, očekivano trajanje i procena trajanja PERT metodom ili Monte Carlo simulacijom izvesnosti plana. Procena trajanja neke aktivnosti je sveprisutna u Projektou i omogućava predviđanje trajanja zadataka i celog projekta u zavisnosti od unetih parametara. Zbog međusobne povezanosti zadataka, menjanje parametara jednog zadatka povući će za sobom i preračunavanje trajanja celog projekta. Trajanje je praćeno i verovatnoćom da se aktivnost obavi za predloženo vreme. Preko klizača se odnos uspešnosti završetka aktivnosti i njegovog trajanja može menjati i tako naštimovati željeni odnos. Kada se iz planiranja krene u fazu realizacije, otvara se novi meni. Praćenje i menjanje statusa zadataka menjaju se ručno i svaki unos promene statusa je dostupan u istoriji. Grafički se presek projekta može predstaviti preko gantograma, vizuelne vremenske linije sa ključnim tačkama i zadacima. Metodologija koju koristi aplikacija Projekto zasnovana je na PMBOK smernicama i standardima.

Program nudi uvid u organizaciju zaposlenih ili spoljnih saradnika i raspoređivanje njihovih dužnosti na projekte i zadatke. Ljudstvo je podeljeno po timovima, zajedno sa pozicijama u okviru tima. Svaki pojedinac se može postaviti na rad na nekom zadatku. Prilikom dodele možemo u kalendaru proveriti da li je zaposleni zauzet na nekom od drugih projekata ili zadataka u vreme koje se prepliće sa trenutnim zadatkom. Raspored zaposlenih možemo videti na više načina, kao što je spisak u okviru stranice zadatka ili RACI matrice, tj. raposred aktivnosti zaposlenih kao kod rasporeda časova.

Spisak zadataka i procena trajanja projekta

Metodologija ukazuje na potrebu za vođenjem evidencije troškova za projekat (ljudski, materijal...). Nakon što ste odredili vrstu troškova, možete uneti podatke o očekivanim sumama. Troškovi se mogu grafički prikazati, pojedinačno ili kumulativno. Opet, prisutno je izračunavanje verovatnoće troškova po Monte Carlo sistemu. Mnoge stavke imaju grafički prikaz, pa možete videti i aktuelne naspram planiranih troškova na vremenskoj liniji.

Za održavanje kontakata i komunikacije među zaposlenima svrsishodno je koristiti specijalizovani adresar. Pored klasičnog adresara, u njemu se zakazuju sastanci i komunicira se preko internog foruma. Poziv se šalje izabranim članovima tima preko notifikacija, slično Facebooku. Možete u realnom vremenu dobiti obaveštenje o potvrdama i odgovorima koje su uputili zaposleni. Moguće je dodati beleške o temi sastanka i agendi i, kao i kod drugih segmenata programa, podatke odštampati u vidu izveštaja. Za dokumentaciju i fajlove imate oko 400 MB slobodnog prostora po projektu, koji mogu biti odvojeni za vas kao administratora i za zaposlene koji pristupaju kao klijenti (cifre koje navodimo se u dogovoru sa autorima mogu promeniti).

Nismo još pomenuli mogućnost unošenja rizika koji prate projekat i njihove verovatnoće. Oni se mogu podeliti po važnosti i podesiti koliko koji utiče na produženje radova i povećanje troškova. Mogu se uneti i predložene akcije za sprečavanje i smanjivanje uticaja rizičnog događaja. U fazi realizacije projekta vrši se praćenje rizika.

U kartici podešavanja možete podesiti izgled, tj. kolornu šemu web aplikacije tako da odražava prepoznatljive boje vaše kompanije. Kalendarska podešvanja omogućavaju da, pored vikenda, izaberete još neke neradne dane, kao što su praznici i slično, koje će program imati u vidu kada se dodeljuju zadaci.

Projekto je namenjen svim poslovima koji su projektnog karaktera. Trebalo bi intuitivno i stručno prepoznati da li je vaš posao projektnog tipa, a ako niste sigurni, možete se konsultovati i sa autorima programa i zatražiti savet o tome. Ukoliko imate neki posao koji se ne ponavlja, već ima tok trajanja, početak, kraj i faze, možda je pravo rešenje za vas baš Projekto.

Ognjen POPOVIĆ