Ukoliko imate iskustva sa službenim putovanjima, onda znate da treba voditi računa o mnogim faktorima (skupljanje fiskalnih računa radi refundiranja, recimo). Ukoliko na put idete firminim automobilom, bitna je pređena kilometraža; za svaki put je bitno tačno vreme kada ste krenuli i kada ste se vratili kako bi vam dnevnice bile pravilno obračunate. Expensify ima za cilj da sve to olakša. Sistem se sastoji iz komponente na cloudu, kao i mobilne aplikacije. Iako je mobilna aplikacija besplatna, firma plaća mesečnu pretplatu u zavisnosti od broja zaposlenih, kao i usluga koje taj paket obuhvata. Sve troškove unosite putem mobilne aplikacije, bilo manuelno, bilo automatizovano. Automatizovano može da bude korišćenjem GPS-a za razdaljinu, na primer, ili forwardovanjem elektronske avionske karte na Expensify adresu ili fotografisanjem fiskalnog računa i automatskom obradom. Ovde ipak treba skrenuti pažnju da automatska obrada dobro radi sa američkim, a nikako sa srpskim računima. Ipak, u spisku moneta, nalazi se i srpski dinar, a aplikacija podržava preračunavanje troškova iz stranih valuta u domaću. Iako ovu aplikaciju možete da koristite lokalno, na svom mobilnom telefonu, za lakše vođenje troškova, punu snagu pokazuje tek kao sistem, kada se koristi na kompanijskom nivou. Tada se izveštavanje o troškovima puta obavlja kroz aplikaciju, a i odobravanje troškova se vrši na isti način, što je pravi put do kancelarije bez papira.

Ivan ČABRILO