Kolekcija poslovnih pisama

Poznato je da poslovna korespondencija podrazumeva neka specifična pravila pisanja pisama. Međutim, veoma mali broj ljudi zna ta pravila, a ako ih i znaju, retko ih primenjuju. U našim uslovima može se videti veliko šarenilo u izgledu i sadržaju poslovnih pisama koja se koriste za jedan isti slučaj. Ovde vam to niko neće uzeti za zlo, ali ukoliko vaša firma sarađuje sa partnerima u inostranstvu, nepravilno napisano poslovno pismo može da dovede do različitih reakcija. Poslovni partner može na osnovu loše napisanog pisma da smatra vašu firmu u najmanju ruku neozbiljnom, a u najgorem slučaju možete i da izgubite već skoro ugovoren posao.

S obzirom da u inostranstvu veoma veliku pažnju posvećuju formi pisama, veliku pomoć može da predstavlja kolekcija pravilno napisanih pisama pripremljenih za slanje. Autori programa Biz Letters došli su na ideju da prikupe veliki broj (preko 600) različitih poslovnih pisama i od njih naprave šablone koje će svako moći da koristi uz veoma male izmene i dopune. Korišćenjem ovog programa, pored uštede u vremenu za pisanje, osiguraćete da će vaša poslovna pisma biti korektno napisana.

Ovako velik broj pisama sakupljen je i podeljen u šest kategorija koje se odnose na različite vrste poslovanja. Tu se mogu pronaći pisma vezana za računovodstvo i finansije, marketing, personal itd. Kada se odabere određena grupa, u posebnom prozoru će se prikazati spisak svih pisama koji pripadaju toj grupi. Naslovi pisama su opisni tako da je veoma lako uočiti koje vam je pismo potrebno. Klikom na odabrano pismo otvoriće se novi ekran sa ugrađenim editorom teksta u kome će biti prikazan njegov sadržaj. Editor veoma podseća na WordPad, mada ima nešto više opcija.

Učitano pismo predstavlja šablon u koji su uneti svi podaci koji se ne menjaju. Korisniku ostaje još samo da unese promenljive podatke kao što su ime i prezime, datum, ime firme itd. Mesta na kojima treba uneti ove informacije jasno su obeležena u tekstu. Tekst je već formatiran i pripremljen za štampu, mada vam je ostavljena mogućnost da ga drukčije formatirate, prema svojim potrebama i željama. Naravno, uvek možete promeniti vrstu i veličinu fonta ili dodati i obrisati neke delove teksta ukoliko smatrate da vam nisu potrebni. Gotova pisma mogu se i odštampati, direktno iz programa. Jedino se primećuje nedostatak print preview opcije koja bi nam pre štampanja dala uvid u celokupnu formu dokumenta.

Pored postojećih šablona možete dodavati i nove. Ovo je veoma značajno za slučaj da u svojoj firmi već posedujete pripremljena poslovna pisma koja redovno koristite. Od njih se vrlo lako mogu napraviti novi šabloni. Dozvoljeno je i pravljenje novih kategorija ukoliko vaša pisma ne odgovaraju nijednoj od postojećih. S obzirom da u programu postoji veliki broj pisama, potraga za nekim određenim šablonom može da bude prilično zamorna. Zbog toga je ostavljena mogućnost pretrage uz pomoć upita. Postavljanjem složenog uslova pretrage korisnik može da dobije spisak samo onih šablona koji ispunjavaju zadate uslove.

Na kraju treba napomenuti da se ipak ne treba bezrezervno pouzdati u tačnost šablona (odnosno pisama) u programu. Naime, u nekim državama engleskog govornog područja mogu postojati specifičnosti koje nisu unete u ovaj program. Šabloni koji su u njemu nalaze predstavljaju generička poslovna pisma, dok su sve specifičnosti izostavljene. Ali, čak i u tom slučaju pravilnije je koristiti ove generičke šablone nego „poslovna” pisma pisana po vašem nahođenju.

Više informacija o programu možete naći na adresi www.fwmedia.com.

Branislav BUBANJA